共有する範囲によって申請の要否が異なります。 
著作権法第30条1項では、「個人的または家庭内、その他これに準ずる限られた範囲」での使用に限り、許諾なく複製できると定められています。 
無償配布を伴う有志団体・保護者会の制作物や、サークル内での記録動画などは私的利用の範囲を超えるため、利用申請が必要です。